Zur Durchführung von General-/Vereins-Versammlungen in Zeiten des COVID-19
16.04.2020
Der Bundesrat hat am 13. März 2020 gestützt auf Art. 7 des Epidemiengesetzes die Verordnung 2 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19) (kurz: COVID-19-Verordnung 2) erlassen. Gemäss dieser Verordnung ist es verboten, öffentliche oder private Veranstaltungen, einschliesslich Vereinsaktivitäten durchzuführen (vgl. Art. 6 Abs. 1 COVID-19-Verordnung 2).
Generalversammlungen mit Aktionären/Gesellschafter/Genossenschaftern/Vereinsmitgliedern im Sinne des Obligationenrechts gelten gemäss Bundesamt für Justiz als Veranstaltung im Sinne von Art. 6 COVID-19-Verordnung 2 und sind grundsätzlich verboten.
Diese Massnahmen fordern aktuell die Leitungsorgane/Vorstände vieler juristischer Personen bei der Planung der anstehenden Versammlungen heraus.
Für Versammlungen von Gesellschaften hält die COVID-19-Verordung 2 eine Sondervorschrift bereit, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte unter Einhaltung der Vorgaben des BAG betreffend Hygiene und sozialer Distanz wahrnehmen können. Für Versammlungen von Gesellschaften sieht die Verordnung in Art. 6a Abs. 1 vor, dass der Veranstalter ungeachtet der voraussichtlichen Anzahl Teilnehmer und ohne Einhaltung einer Einhaltungsfrist anordnen kann, dass die Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben kann. Die Anordnung muss spätestens vier Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlicht werden (Art. 6a).
Für wen gelten diese Erleichterungen?
Sämtliche Mitgliederversammlungen von sämtlichen Gesellschaftsformen des privaten und öffentlichen Rechts, wie Generalversammlungen, Vereinsversammlungen und Gesellschafterversammlungen sind von der Bestimmung (Art. 6a COVID-19-Verordnung 2) erfasst.
Zudem können auch sämtliche Versammlungen der übrigen Organe der Gesellschaften des privaten und öffentlichen Rechts, wie beispielsweise der Verwaltungsrat einer AG, der Vorstand eines Vereins oder die Geschäftsführung einer GmbH von der Erleichterung der Sitzungsorganisation und Beschlussfassung profitieren.
Auch die weiteren Organisationen des Privatrechts und des öffentlichen Rechts, wie beispielsweise die Stockwerkeigentümerschaften (Art. 712a ff. ZGB), die Gläubigergemeinschaften (Art. 235 ff. SchKG), die Erbengemeinschaften (Art. 602 ZGB) und die selbständigen öffentlichen-rechtlichen Anstalten sollten aus Gleichheitsüberlegungen von der Bestimmung und den organisatorischen Erleichterungen für ihre Versammlungen profitieren.
Was gilt es konkret zu beachten?
I. Das zuständige Organ (z.B. Verwaltungsrat, Vereinsvorstand) hat vorgängig einen Beschluss über die Durchführung der Versammlung auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu fällen.
II. Erstellung eines Zeitplanes: Klärung bis wann die Stimmabgaben/Instruktionen bei wem und in welcher Form einzugehen haben. Bei einer elektronischen Versammlung muss die elektronische Plattform evaluiert und geprüft werden.
III. Schriftliche Mitteilung oder elektronische Veröffentlichung der Form der Versammlung bis spätestens vier Tage vor der Veranstaltung. Es empfiehlt sich einen unabhängigen Stimmenzähler zu mandatieren und bekanntzugeben.
IV. Zustellung der Traktandenliste inkl. Anträge an die Teilnehmer der Versammlung. Den Teilnehmer sollte mit Zustellung bereits eine Frist zur Einreichung der Anträge angesetzt werden.
V. Bekanntgabe der finalen Traktandenliste durch das zuständige Organ.
VI. Durchführung der „Restversammlung": Eine physische „Restversammlung" muss weiterhin stattfinden. Teilzunehmen haben ein Vorsitzender (Mitglied des obersten Leitungs-/Verwaltungsorgans), ein Protokollführer/Stimmenzähler, gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter, gegebenenfalls Revisionsstellenvertreter und bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar. Die eingegangen Stimmen werden durch den Stimmenzähler ausgezählt oder die Versammlung elektronisch durchgeführt. Es ist dabei ein Protokoll mit Bezug auf die COVID-19-Verordnung 2 zu erstellen und den Mitgliedern/Aktionären zuzustellen.
Falls Sie Fragen haben, so zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne im Einzelfall bei der Planung und Durchführung von General-/Vereins-Versammlungen in Zeiten des COVID-19.
Kontakt: Gabriel Nigon und Alexander Pfeiffer, Rechtsanwälte